كيف تكون مدير جمعية ملاك محترف
في بيئة عمرانية متسارعة النمو، وأمام تزايد نماذج الإسكان المشترك، أصبحت جمعيات الملاك أحد أهم أركان التنظيم الحضري الحديث، ومجالًا حيويًا يتطلب من العاملين فيه إدراكًا عميقًا للأنظمة، وحسًا إداريًا عاليًا، والتزامًا بمعايير الحوكمة.
هذا الكتيب ليس مجرد مادة تدريبية نظرية، بل هو دليل تطبيقي عملي أُعد خصيصًا لمدراء المرافق والعاملين في إدارة الجمعيات العقارية في المملكة العربية السعودية، ويستند إلى أحدث اللوائح والتنظيمات الصادرة عن الهيئة العامة للعقار، ويهدف إلى تأهيل مدير الجمعية ليكون قائدًا محترفًا، شريكًا في التنمية، وضامنًا لاستدامة الخدمات والجودة.
سعينا فيه إلى الجمع بين: المحتوى العلمي الرصين، والصياغة التنظيمية الواضحة، والإسقاطات التطبيقية المباشرة.
راجين أن يُسهم في بناء نموذج وطني متكامل لإدارة المرافق وجمعيات الملاك، وأن يكون مرجعًا يُستأنس به في الممارسة اليومية والتأهيل المهني.
المقدمة
مع تسارع التوسع العمراني وتزايد المجمعات السكنية ذات الملكية المشتركة، تبرز جمعيات الملاك كأحد أهم أركان التنظيم العقاري الحديث في المملكة. وقد أقر النظام السعودي – ممثلًا في نظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها وإدارتها الصادر عام 1441هـ، ولائحته التنفيذية – إطارًا ملزمًا ينظم العلاقة بين الملاك، ومديري الجمعيات، والجهات الرقابية.
ولم يعد دور مدير الجمعية دورًا إجرائيًا بسيطًا، بل تحوّل إلى دور قيادي إداري محوري، يتطلب كفاءة، التزامًا، احترافية، وامتثالًا عاليًا للنظام، ومهارات في التواصل، والتحصيل، وتشغيل المرافق، وتسيير اجتماعات الملاك.
أولًا: من هو مدير جمعية الملاك؟
مدير جمعية الملاك هو الشخص سواء كان فردًا أو جهة اعتبارية، الذي يتم تعيينه أو تفويضه من قِبل الجمعية العمومية أو أحد الملاك، أو المعتمد من الهيئة العامة للعقار، ويتحمل مسؤولية تشغيل المرافق المشتركة، وتنفيذ قرارات الجمعية، والتحصيل المالي، وإدارة العلاقة بين الملاك ضمن إطار قانوني منظم.
ويشترط النظام أن يكون المدير مرخصًا أو مقبولًا من الهيئة إذا تجاوز عدد الوحدات حدًا معينًا، وذلك بحسب ما نصّت عليه المادة (18) من اللائحة التنفيذية.
ثانيًا: المهام النظامية لمدير الجمعية
يتحمل مدير الجمعية المهام التالية
إعداد خطة تشغيل وصيانة سنوية للمرافق المشتركة، تشمل أعمال النظافة، الأمن، المصاعد، وغيرها.
إصدار مطالبات مالية دورية للملاك، وتحفيزهم على السداد باستخدام الوسائل الإلكترونية والنظامية.
التعاقد مع مزودي الخدمات، ومتابعة تنفيذهم وفق الشروط المتفق عليها.
تنظيم الاجتماعات الدورية للجمعية العمومية، وتوثيق المحاضر والقرارات.
إدارة الشكاوى والمخالفات داخل العقار المشترك بما يضمن الحياد والامتثال للوائح.
إعداد تقارير مالية وإدارية دورية ورفعها للهيئة العامة للعقار عند الطلب.
الالتزام بتنفيذ ما ورد في لائحة الجمعية الأساسية والداخلية.
وتشير المادة (23) إلى أن المدير مفوض بتنفيذ الميزانية والعقود، وفق تفويض الجمعية العمومية.
ثالثًا: المهارات الأساسية للمدير المحترف
يتطلب أداء هذا الدور مستوى عاليًا من المهارات في مجالات متنوعة، تشمل:
المهارات الإدارية: كالقدرة على التخطيط، وتنظيم العمل، وتوثيق الاجتماعات، ومتابعة التنفيذ.
المهارات القانونية: وتشمل الإلمام بالنظام العقاري، وإدارة العقود، وصياغة الإنذارات، ومتابعة إجراءات التحصيل.
المهارات التقنية: خاصةً في التعامل مع المنصات الحكومية مثل "ملاك"، ورفع الملفات والإشعارات إلكترونيًا.
المهارات المالية: كإعداد الميزانيات، ومراجعة الفواتير، وضبط المصروفات.
مهارات التواصل: ومنها بناء الثقة، إدارة الحوار مع مختلف الملاك، وصياغة المخاطبات الرسمية.
الأخلاقيات المهنية: كالحياد، والشفافية، والنزاهة، واحترام الخصوصية.
رابعًا: أدوات المدير الاحترافي
يستخدم المدير المحترف مجموعة من الأدوات والوسائل لضمان تنفيذ مهامه بكفاءة، من أهمها:
منصة "ملاك" الإلكترونية لإدارة الجمعية وتوثيق إجراءاتها.
نماذج عقود تشغيل موحدة تشمل الصيانة، النظافة، الأمن، والمحاسبة.
نظام التحصيل الإلكتروني لضمان الدفع المنتظم من الملاك.
نموذج خطة تشغيل وصيانة سنوية مفصلة.
سجل محاضر الجمعية لتوثيق جميع الاجتماعات والقرارات الرسمية.
قائمة متابعة شهرية تضمن امتثال الجمعية للالتزامات النظامية.
خامسًا: التحديات الواقعية وسبل التعامل معها
من أبرز التحديات التي تواجه مدير جمعية الملاك
1. تأخر الملاك في السداد: يُنصح بإصدار إنذارات تدريجية، والاستفادة من نظام التحصيل الإلكتروني، واللجوء للجنة التنفيذ عند اللزوم.
2. ضعف أداء مزودي الخدمة: يتم التعامل معه بتوثيق المخالفات، فرض الغرامات المنصوص عليها في العقود، أو تغيير المزود.
3. النزاعات بين الملاك: يحتاج المدير إلى الحياد والرجوع للائحة الداخلية، مع إمكانية تشكيل لجان وساطة إذا لزم الأمر.
4. نقص وعي الملاك بالنظام: يُعالج بتنظيم ورش تثقيفية، وإصدار نشرات مبسطة، وتفعيل قنوات توعوية مستمرة.
سادسًا: معايير النجاح الوظيفي لمدير الجمعية
تُقاس كفاءة المدير المحترف بعدد من المؤشرات، من أبرزها:
بلوغ نسبة تحصيل مالي لا تقل عن 90%.
تحقيق مستوى رضا مرتفع بين الملاك، بناءً على استبيانات قياس سنوية.
تقليص عدد الشكاوى المفتوحة وزيادة عدد البلاغات المُغلقة في مدة قصيرة.
سرعة الاستجابة لأي بلاغ طارئ خلال ساعات محددة (يفضل ألا تتجاوز 3 ساعات).
رفع نسبة حضور الاجتماعات العمومية إلى أكثر من 60%.
سابعًا: بناء علاقة إيجابية مع اتحاد الملاك
لتحقيق علاقة مستقرة وناجحة مع الملاك، يُنصح بالآتي:
الحديث بلغة المصلحة المشتركة وليس لغة فرض الأمر الواقع.
تبسيط شرح التكاليف المالية بلغة الأرقام والفائدة المباشرة.
توثيق أي اتفاق يتم بين الأطراف كتابيًا.
عدم الانفراد بالقرارات دون الرجوع للجمعية العمومية.
تقديم خيارات مدروسة لحل الإشكاليات، بدلًا من اتخاذ قرارات انفرادية.
ثامنًا: التوصيات للتطوير المهني المستمر
لضمان التحديث المستمر لكفاءته، ينبغي على مدير الجمعية أن:
يلتحق بالدورات المتخصصة المقدمة من الهيئة العامة للعقار.
يسعى للحصول على شهادات مهنية مثل CAM (مدير جمعية معتمد).
يتابع الأدلة الإرشادية واللوائح المحدثة عبر منصة "ملاك".
يحضر المنتديات العقارية وورش العمل ذات العلاقة بإدارة المرافق.
الخاتمة
إدارة جمعية ملاك ليست مجرد وظيفة إدارية، بل هي أمانة قيادية وتشغيلية تتطلب معرفة نظامية، كفاءة تنفيذية، وأسلوب تواصلي فعّال. المدير المحترف هو من يوازن بين الامتثال للنظام والمرونة التشغيلية، ويُحقق رضا الملاك من جهة، واستدامة المرافق من جهة أخرى.
كن مديرًا يُعوّل عليه، لا يُشتكى منه.
كن قائدًا يبني بيئة سكنية مستقرة وواعدة، لا مجرد منفذ للمهام.
ختامًا، لا يُقاس نجاح مدير الجمعية بعدد القرارات التي اتخذها، بل بقدرة تلك القرارات على خلق بيئة سكنية مستقرة، ومجتمع سكني واعٍ، ومرافق تعمل بكفاءة،
مدير الجمعية المحترف هو من يحفظ الحقوق بلا خصومة، ويدير التكاليف دون تبذير، ويُفعّل النظام دون بيروقراطية، ويعزز الثقة دون تملّق.
هذا الكتيب خطوة ضمن مشروع بناء مهنة "إدارة جمعيات الملاك" كمجال احترافي مستقل في السعودية، يرتبط برؤية 2030 في تحسين جودة الحياة، ورفع كفاءة الإنفاق، وتمكين الساكن من أن يكون شريكًا في التنمية.
نسأل الله أن يُنفع بهذا العمل، وأن يوفّق كل من يسعى بصدق لنهضة هذا القطاع.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تنويه أكاديمي
قد تبدو تواريخ النشر متقاربة، نظرًا لعملية نقل وأرشفة الأبحاث والمقالات إلى المدونة بعد تدشينها
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
إعداد: د. محمد عيدروس باروم
باحث أكاديمي ومدرب معتمد في القيادة، الحوكمة، والاستراتيجية
© 2025 جميع الحقوق محفوظة
يُسمح بالاقتباس لأغراض علمية وغير ربحية مع الإشارة إلى المصدر
تعليقات
إرسال تعليق