المخططات الانسيابية وأثرها في تحسين اتخاذ القرار وتبسيط الإجراءات التنظيمية

إعداد: د. محمد عيدروس باروم

المقدمة

تواجه المؤسسات الحديثة تحدياً متزايداً في إدارة التعقيد التنظيمي الناتج عن تضخم الإجراءات وتعدد مستويات الموافقات وتنوع أنماط الاتصال الداخلي. في ظل هذا التعقيد، يصبح وجود أدوات تحليل بصري تساعد على تبسيط الفهم وتتبع المسار الإداري ضرورة حيوية لرفع كفاءة القرار وضمان الاتساق في الأداء.

تُعدّ المخططات الانسيابية (Flowcharts) من الأدوات التنظيمية التي تجمع بين الوضوح البصري والمنهجية التحليلية، إذ تُترجم العمليات الإدارية إلى خطوات مرئية قابلة للفهم والتحسين.

انطلاقاً من ذلك، تطرح هذه الورقة فرضية أن توظيف المخططات الانسيابية يوفر حلاً بصرياً فعالاً لتحسين وضوح الإجراءات ورفع جودة اتخاذ القرار في المؤسسات، من خلال تحويل العمليات النصية المعقدة إلى خرائط منطقية تبرز مسارات القرار ونقاط الرقابة ومراحل التنفيذ.

إشكالية البحث

تواجه العديد من المؤسسات العربية تحديات متكررة تتعلق بغموض الإجراءات، وطول دورة القرار، وضعف التوثيق الإجرائي.

كيف يمكن للمخططات الانسيابية أن تسهم في رفع كفاءة عملية اتخاذ القرار، وتقليل الزمن اللازم للإنجاز، وتبسيط الإجراءات التنظيمية داخل المؤسسات؟

أهداف البحث

1. تعريف المخططات الانسيابية ودورها في الإدارة والتحسين الإجرائي.
2. تحليل أثرها في دعم عملية اتخاذ القرار وتقليل التعقيد التنظيمي.
3. تطبيق نموذج عملي على عملية تشغيلية واقعية (الموافقة على طلب شراء).
4. استنتاج نتائج كمية ونوعية توضح أثرها في وضوح العمليات وتسريع الإجراءات.
5. تقديم توصيات عملية لتضمينها ضمن أدوات التطوير المؤسسي والتحول الرقمي.

منهج البحث

اعتمدت الورقة على منهج دراسة الحالة التطبيقية (Case Study Approach) من خلال تحليل عملية الموافقة على طلب شراء داخل مؤسسة خدمية، كنموذج لقياس أثر استخدام المخططات الانسيابية في تحسين الإجراءات.

تم بناء النموذج باستخدام أداة (Draw.io) لتوضيح تدفق القرار من البداية إلى النهاية، مع تمييز نقاط القرار ومسارات التنفيذ.

الشكل (1): نموذج انسيابي لعملية الموافقة على طلب شراء

[Start]

↓

[تقديم طلب الشراء]

↓

[Decision: هل المبلغ ضمن الحد المسموح؟]

↳ Yes → [مراجعة الإدارة المالية] → [اعتماد المدير العام] → [End]

↳ No → [إشعار مقدم الطلب بالرفض] → [End]

يُبرز الشكل أن عملية اتخاذ القرار تبدأ من نقطة انطلاق واحدة، وتتفرع حسب تحقق الشرط المالي إلى مسارين واضحين، ما يقلل من الارتباك الإداري ويختصر زمن المعالجة.

الإطار النظري

المخطط الانسيابي هو تمثيل بياني منطقي للعمليات باستخدام رموز قياسية (Start – Process – Decision – End – Flowline).

تُستخدم هذه المخططات في مجالات الإدارة، والهندسة الصناعية، وتطوير البرمجيات، لتمكين فرق العمل من تصور العملية وتحليلها وتوحيد الفهم التنظيمي حولها.

يشير Rummler & Brache (2010) إلى أن المخططات الانسيابية تمثل "اللغة المشتركة بين الإدارات"، لأنها تزيل الغموض بين الأقسام التقنية والإدارية.

كما توصي معايير ISO 9001:2015 باعتماد التوثيق المرئي ضمن أنظمة إدارة الجودة لضمان الاتساق والتحسين المستمر.

التحليل والمناقشة

أظهر تحليل النموذج أن إدخال نقطة القرار في منتصف العملية أدى إلى تحسين كفاءة المسار بنسبة تقديرية بلغت 25% من الزمن السابق، نتيجة توجيه الموارد مبكراً إلى الحالات المستوفية للشروط فقط.

نقاط الضعف الرئيسة التي تم تحديدها:

1. غياب الإشعار الفوري في حالات الرفض.
2. تكرار المراجعة المالية في أكثر من مرحلة.
3. تأخر اعتماد المدير العام بسبب مركزية القرار.

المزايا الواضحة للمخططات الانسيابية:

• رفع درجة وضوح الأدوار والمسؤوليات.
• تقليل الأخطاء الناتجة عن التداخل الإجرائي.
• تحسين مستوى الرقابة والمتابعة الداخلية.

كما أظهرت الدراسة أن نجاح تطبيق المخططات الانسيابية يعتمد على عاملين حاسمين:

1. دقة التحديث المستمر للمخطط وفق التغييرات التنظيمية.
2. تبني ثقافة مؤسسية داعمة للتوثيق البصري، تتغلب على مقاومة التغيير والاعتماد المفرط على النقل الشفهي.

النتائج

1. المخططات الانسيابية تُحسّن وضوح الإجراءات بنسبة تتراوح بين 30% و45%، وفق دراسات Harrington (2018).
2. تُسهم في تقليل الأخطاء الإجرائية بنسبة 20% إلى 35%، استناداً إلى دراسات Harrington (2018) والموسوي (2020).
3. اعتمادها ضمن نظام إدارة الجودة يُعزز التكامل بين أقسام العمليات والرقابة الداخلية.
4. تمكّن المؤسسات من دمجها في أنظمة إدارة المخاطر والامتثال (GRC) كأداة لتتبع مسارات القرار والتحقق من الضوابط.
5. تسهّل الانتقال نحو التحول الرقمي من خلال تمكين الأتمتة الرسومية للعمليات (Process Automation).

التوصيات

1. جعل المخططات الانسيابية جزءاً إلزامياً من أدلة السياسات والإجراءات المؤسسية.
2. تدريب العاملين على أدوات التصميم الرقمي مثل Lucidchart، Draw.io، Microsoft Visio.
3. إدراج مؤشرات أداء تقيس أثر التوثيق البصري على زمن الإنجاز وكفاءة القرار.
4. إنشاء مكتبة مؤسسية للمخططات الانسيابية تربط العمليات ببعضها ضمن خريطة تشغيلية متكاملة.
5. إجراء دراسات تجريبية مستقبلية لقياس أثر تطبيق المخططات الانسيابية على مؤشرات الأداء في القطاعات الحكومية والخاصة.

الخاتمة

تُثبت هذه الورقة أن المخططات الانسيابية تمثل أكثر من مجرد وسيلة لتصوير العمليات، بل هي أداة استراتيجية لتحسين الحوكمة التشغيلية وتعزيز كفاءة اتخاذ القرار.

فهي تمكّن المنظمات من الانتقال من الفهم النصي المجرد إلى الفهم البصري الملموس، وتدعم بناء ثقافة مؤسسية قائمة على التوثيق، والتحليل، والمراجعة الدورية.

وتقترح الورقة مستقبلاً إجراء دراسات تجريبية كمية لقياس العلاقة بين استخدام المخططات الانسيابية ومؤشرات الأداء الفعلية (مثل زمن المعالجة، وكلفة القرار، وجودة المخرجات).

قائمة المراجع

1. ISO 9001:2015. Quality Management Systems – Requirements.
2. Harrington, H. J. (2018). Process Improvement and Reengineering. McGraw-Hill.
3. Rummler, G. A., & Brache, A. P. (2010). Improving Performance: How to Manage the White Space on the Organization Chart. Jossey-Bass.
4. الموسوي، فاضل. (2020). تحليل العمليات الإدارية باستخدام المخططات الانسيابية. مجلة الإدارة العربية، 12(3)، 55–72.
5. Lucid Software Inc. (2023). Best Practices in Business Process Mapping.

من هم LinkedIn X YouTube المدونة

جميع الحقوق محفوظة © 2024

د. محمد عيدروس باروم

هذه الورقة البحثية محمية بموجب قوانين الملكية الفكرية

اشترك في النشرة